वर्चुअल असिस्टेंट कैसे बनें: पूरी गाइड
एक आभासी सहायक वह होता है जो दूर से लोगों को उनके काम में मदद करता है। वे ईमेल का जवाब देने, अपने क्लाइंट की ओर से फ़ोन कॉल करने या कैलेंडर व्यवस्थित करने में उनकी मदद करने जैसी चीज़ें कर सकते हैं।
आभासी सहायक (वीए) आमतौर पर ऑनलाइन नियुक्त किए जाते हैं, और कई अलग-अलग सेवाएं उन्हें प्रदान करती हैं। आभासी सहायक उन लोगों के लिए बहुत मददगार हो सकते हैं जो अपने सभी कामों में बहुत व्यस्त हैं। लेकिन यह दूसरे तरीके से भी काम कर सकता है। चूंकि यह एक आभासी और अच्छा भुगतान वाला काम है, आप स्वयं एक आभासी सहायक बनने के इच्छुक हो सकते हैं। वर्चुअल असिस्टेंट कैसे बनें, इस बारे में यह हमारा गाइड है!
चरण 1: जांचें कि क्या आपके पास ये कौशल हैं
एक सफल आभासी सहायक बनने के लिए कुछ कौशलों की आवश्यकता होती है। मूल आवश्यकताएँ ये चार हैं। उनमें से कुछ सीखे जा सकते हैं, जबकि अन्य आप के साथ पैदा हुए हैं। मूल्यांकन करें कि क्या आपके पास आभासी सहायक बनने के लिए ये कौशल हैं।
बेहतरीन संवाद
सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, उत्कृष्ट संचार कौशल (मौखिक और लिखित दोनों) आने वाले आभासी सहायक के लिए जरूरी हैं। आभासी सहायकों के लिए महान संचार कौशल आवश्यक हैं क्योंकि वे ग्राहकों और सहकर्मियों के साथ सकारात्मक संबंध बनाने में मदद करते हैं।
जब ग्राहक जानते हैं कि वे प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए अपने आभासी सहायक पर भरोसा कर सकते हैं, तो इससे भविष्य में मदद के लिए उनकी ओर रुख करने की संभावना बढ़ जाती है। इसके अलावा, अच्छा संचार कौशल आभासी सहायकों के लिए आम सहमति बनाने और परिय ोजनाओं पर दूसरों के साथ सहयोग करना आसान बनाता है।
आभासी सहायकों की टीम के साथ काम करते समय यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो सकता है। मजबूत संचार कौशल होने से, आभासी सहायक यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो और कार्य कुशलता से पूरा हो।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस/जी-सूट में प्रवीणता
दूसरे, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट (या इसी तरह के सॉफ्टवेयर, जैसे कि Google के जी-सूट) में प्रवीणता। Microsoft Office (या समान सॉफ़्टवेयर) वर्चुअल सहायकों के लिए आवश्यक है क्योंकि यह उन्हें कार्यों को कुशलतापूर्वक पूरा करने की अनुमति देता है।
Microsoft Office के साथ, आभासी सहायक पेशेवर दिखने वाले दस्तावेज़, स्प्रैडशीट और प्रस्तुतियाँ बना सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यह संभावित ग्राहकों को आपके काम को गंभीरता से लेने और आपको एक पेशेवर के रूप में देखने में मदद करता है।
इसके अतिरिक्त, Microsoft Office आभासी सहायकों को परियोजनाओं पर दूसरों के साथ सहयोग करने की अनुमति देता है। यह फायदेमंद है क्योंकि यह आभासी सहायकों को दूसरों से इनपुट प्राप्त करने की अनुमति देता है और यह सुनिश्चित करने में सहायता करता है कि कार्य कुशलतापूर्वक पूर्ण हो गए हैं।
अंत में, Microsoft Office वर्चुअल सहायकों को दस्तावेज़ों में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करने की अनुमति देता है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि सहमति के बिना मूल दस्तावेज़ को बदला नहीं जाता है और सभी परिवर्तनों को ट्रैक किया जाता है।
बहु कार्यण
VA के लिए भी एक साथ कई कार्यों का प्रबंधन करना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह उन्हें अधिक कुशल बनाने की अनुमति देता है। मल्टीटास्किंग द्वारा, वीए कार्यों को जल्दी और प्रभावी ढंग से पूरा कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यह संभावित ग्राहकों को समय पर वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद करता है।
इसके अतिरिक्त, मल्टीटास्किंग VA को संगठित रहने और उनके काम के शीर ्ष पर रहने की अनुमति देता है। यह फायदेमंद है क्योंकि यह उन्हें अभिभूत होने से रोकता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी कार्य समय पर पूरे हो जाएं। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यह उन्हें उत्पादक बने रहने में मदद करता है और उन्हें विचलित होने से रोकता है।
संगठन
संगठन कौशल भी जरूरी है। यदि आप अपने काम को व्यवस्थित नहीं रख सकते हैं, तो यह ट्रैक करना मुश्किल होगा कि आपको क्या करना है और कब करना है। एक आभासी सहायक के रूप में काम करते हुए, अपने काम के शीर्ष पर बने रहने और अपने समय को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। संगठन कौशल यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि आप ऐसा करने में सक्षम हैं।
एक अन्य महत्वपूर्ण कारण है कि एक आभासी सहायक के लिए संगठन कौशल क्यों महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे शिथिलता को रोकने में मदद कर सकते हैं। जब आपके पास एक स्पष्ट विचार होता है कि आपको क्या करने की आवश्यकता है और आपको इसे कब करने की आवश्यकता है, तो इस बात की संभावना कम होती है कि आप अंतिम समय तक चीजों को टाल देंगे। समय सीमा के साथ काम करते समय और अन्य प्रशासनिक कार्यों को करते समय यह विशेष रूप से सहायक हो सकता है।
अंत में, संगठन कौशल आपको घर से काम करते समय संगठित और केंद्रित रहने में मदद कर सकता है। यह कुछ लोगों के लिए एक चुनौती हो सकती है, लेकिन अगर आपके पास यह ट्रैक रखने के लिए एक प्रणाली है कि आपको क्या करना है, तो यह बहुत आसान हो सकता है। अच्छे संगठनात्मक कौशल होने से आपके काम को आभासी सहायक के रूप में अधिक कुशल और उत् पादक बनाने में मदद मिल सकती है।
चरण 2: अपनी सेवाओं की पहचान करें
एक आभासी सहायक के रूप में, आपको ग्राहक की जरूरतों और प्राथमिकताओं पर विचार करके यह तय करना चाहिए कि आप कौन सी सेवाएं प्रदान करेंगे क्योंकि प्रत्येक ग्राहक की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए दर्जी सेवाओं के लिए यह महत्वपूर्ण है। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि संभावित ग्राहक आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं से संतु ष्ट हैं और वे भविष्य में आपके फ्रीलान्स आभासी सहायक कार्य का उपयोग करना जारी रखेंगे। जैसा कि एक आभासी सहायक की पेशकश की जा सकने वाली सेवाओं की एक विस्तृत श्रृंखला है, यह कदम बहुत महत्वपूर्ण है।
अपनी ताकत और कमजोरियों पर विचार करना भी जरूरी है। यदि आप ग्राहक सहायता या प्रशासनिक सहायता में मजबूत हैं, तो आप एक प्रशासनिक सहायक या सहायता प्रबंधक की सेवा की पेशकश करना चाह सकते हैं। यदि आप बहीखाता पद्धति या डेटा प्रविष्टि में कमजोर हैं, उदाहरण के लिए, आप उस सेवा की पेशकश से बचना चाह सकते हैं। ऐसी सेवाएं प्रदान करना जिनमें आप अच्छे हैं, जैसे कि वेबसाइट प्रबंधन , और ऐसी सेवाओं से बचना जिनमें आप अच्छे नहीं हैं, एक आभासी सहायक के रूप में सफल होने में आपकी मदद करेंगे।
आपको यह देखना चाहिए कि क्या आप पहले से मौजूद ऑफ़र का डुप्लीकेट तो नहीं बना रहे हैं। यह दो अलग-अलग लोगों को एक ही सेवा प्रदान करने से बचने के लिए है। यह समय बचाने में मदद कर सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि सभी को सर्वोत्तम संभव सेवा प्राप्त हो।
अंत में, कुछ विचारों के लिए इंटरनेट पर सर्फ करें। साथी आभासी सहायकों से ब्लॉग पोस्ट पढ़ें और मदद के लिए युक्तियों के लिए बस विभिन्न सोशल मीडिया प्लेटफार्मों की जांच करें, और अन्य वीए से प्रतिक्रिया मांगें। फीडबैक सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में मदद कर सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि आप संभावित व्यापार मालिकों की जरूरतों को पूरा कर रहे हैं। इसके अतिरिक्त, प्रतिक्रिया आभासी सहायकों के बीच समुदाय की भावना पैदा करने में मदद कर सकती है, जो नेटवर्किंग और संसाधनों को साझा करने और आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं को समझने के लिए फायदेमंद हो सकती है।
चरण 3: उपकरण प्राप्त करें
काम को सफलतापूर्वक करने के लिए आवश्यक उपकरणों की सूची के बिना आभासी सहायक बनने का प्रश्न पूरा नहीं हो सकता है।
सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यदि आप वर्चुअल सहायक नौकरी कर रहे हैं तो यह एक साधारण लेकिन बिल्कुल महत्वपूर्ण है - एक विश्वसनीय इंटरनेट कनेक्शन। चूंकि यह नौकरी पूरी तरह से आभासी है (अर्थात, इसमें हर समय एक ऑनलाइन उपस्थिति की आवश्यकता होती है क्योंकि आप स्व-नियोजित होंगे), एक स्थिर इंटरनेट कनेक्शन नहीं होने से आप और आपके ग्राहकों दोनों के लिए पूरा अनुभव खराब हो जाएगा। जैसा कि नौकरी दूरस्थ होगी और दुनिया में कहीं भी आपकी प्रतीक्षा कर रही होगी, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका इंटरनेट कनेक्शन, चाहे आप कहीं भी हों, विश्वसनीय है।
एक और कुछ हद तक स्पष्ट एक कंप्यूटर है। यद्यपि हमारे स्मार्टफोन आमतौर पर अधिकांश पुराने कंप्यूटरों की तुलना में कम शक्तिशाली नहीं होते हैं, एक पीसी होना जरूरी है क्योंकि यह आपको दूरस्थ रूप से अधिक उत्पादक रूप से काम करेगा। एक VA के रूप में काम करते हुए, आपको बहुत सी चीजें टाइप करनी होंगी, चीजों को व्यवस्थित करना होगा, फोन नंबरों की तलाश करनी होगी, करना होगा ईमेल प्रबंधन (जैसे कि ईमेल मार्केटिंग, उदाहरण के लिए), अपॉइंटमेंट शेड्यूल करना, यात्रा की व्यवस्था करना और कैलेंडर प्रबंधन करना, सोशल मीडिया का प्रबंधन करना आदि, क्योंकि वर्चुअल असिस्टेंट ये सब प्रदान करते हैं, हाथ में एक कंप्यूटर होने से यह प्रक्रिया और अधिक कुशल हो जाएगी।
हालांकि एक पीसी बहुत महत्वपूर्ण है यदि आप आभासी सहायक की नौकरी पाना चाहते हैं, तो एक स्मार्टफोन की भी आवश्यकता होती है। यह सुनिश्चित करेगा कि आप अपनी आभासी सहायक सेवाएँ प्रदान कर सकते हैं, भले ही आप घर पर न हों या अपने कंप्यूटर के पास न हों। वीए व्यवसाय में, आश्चर्य अक्सर होता है, और एक या दो जरूरी कॉल आपको अप्रत्याशित रूप से प्रभावित कर सकते हैं। इसीलिए आपके सामान्य पीसी के बैकअप के रूप में एक अच्छी गुणवत्ता वाला स्मार्टफोन होन ा महत्वपूर्ण है। यह सोशल मीडिया प्रबंधन के लिए भी महत्वपूर्ण है क्योंकि आप यह जांचने में सक्षम होंगे कि विभिन्न उपकरणों पर पोस्ट और सोशल मीडिया पेज कैसे दिखते हैं।
एक और महत्वपूर्ण बात यह है कि आपके उपकरणों, विशेष रूप से आपके पीसी के साथ उपयोग करने के लिए एक हेडसेट है। कॉल करते समय, अपने फोन को पकड़ कर रखना और चीजों को जल्दी से टाइप करना कठिन होगा। माइक्रोफ़ोन के साथ हेडसेट लगाने से, आप टाइपिंग के साथ-साथ बात करने और सुनने दोनों में संलग्न हो सकेंगे, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपसे कोई विवरण छूट न जाए। आखिरकार, इसे आभासी सहायता कहा जाता है!
अंतिम लेकिन कम से कम सॉफ्टवेयर नहीं है जिसे आपको उपयोग करने की आवश्यकता होगी। आमतौर पर, आपके ग्राहक आपको बताएंगे कि उनकी प्राथमिकताएं क्या हैं, लेकिन विभिन्न सबसे स ामान्य ऐप्स को पहले ही जांचना फायदेमंद होगा। पहले उल्लिखित माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट (और इसी तरह के ऐप्स) के अलावा, आपको ज़ूम, Google हैंगआउट और शायद स्काइप के साथ खुद को जांचना और परिचित करना चाहिए।
आपको इन ऐप्स को दैनिक आधार पर उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है; इस प्रकार, ये महत्वपूर्ण हैं जब आप एक आभासी सहायक बनना सीख रहे हैं। एक बार जब आप आभासी सहायक के रूप में काम कर लेंगे, तो सीखने के लिए और समय नहीं मिलेगा। आपको तैयार होकर आना चाहिए और काम करते समय छोटी-छोटी बातों को सीखना चाहिए, न कि इन ऐप्स के मूल सिद्धांतों को।
चरण 4: नौकरी प्राप्त करें!
तो, आपके पास कौशल है, आपने अपनी ताकत और कमजोरियों की पहचान की है, और आभासी सहायक बनने के लिए आपके पास सभी आवश्यक गियर हैं। अगला क्या है? अंतिम और सबसे महत्वपूर्ण चरण - ऑनलाइन व्यवसायों के समुद्र में अपने पहले ग्राहक को उतारना!
वर्चुअल असिस्टेंट जॉब खोजने के कुछ तरीके हैं। स्वाभाविक रूप से, चूंकि यह नौकरी विशुद्ध रूप से आभासी और दूरस्थ है, आभासी सहायकों की उच्च मांग है, लेकिन उनकी एक बड़ी आपूर्ति भी है, जिसका अर्थ है कि नौकरी प्राप्त करना बहुत आसान नहीं हो सकता है।
वर्चुअल असिस्टेंट जॉब खोजने के लिए सबसे अच्छी जगह फ्रीला ंसिंग/ गिग इकोनॉमी वेबसाइट्स, जैसे Upwork, Fiverr, और यहां तक कि Linkedin की जांच करना है। कई वीए कार्यकर्ता अपना पहला ग्राहक खोजने की उम्मीद में वहां अपनी सेवाएं देने की प्रवृत्ति रखते हैं। फ्रीलांसिंग नेटवर्क का लाभ यह है कि इन जॉब लिस्टिंग में अनुभव के आधार पर बहुत विविधता है। यानी, एक आभासी सहायक जिसके पास कोई अनुभव नहीं है और कोई व्यक्ति जो आभासी सहायक प्रशिक्षण पास कर चुका है और जिसके पास अनुभव है, दोनों वहां अपनी पेशकश पोस्ट कर सकते हैं।
चूंकि वीए कार्य की मांग काफी बड़ी है, यह छोटे व्यवसाय के मालिकों के साथ-साथ बड़े निगमों या यहां तक कि एकल परियोजनाओं के लिए भी पूरा करने में सक्षम होगा। छोटे व्यवसाय के मालिक सोशल मीडिया प्रबंधन जैसी चीजों के लिए एक आभासी सहायक को किराए पर लेना चाह सकते हैं, क्योंकि इसके लिए विशेष रूप से किसी को नियुक्त करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
अपने सोशल मीडिया खातों का उपयोग करना भी स्मार्ट होगा, खासकर यदि आपके वहाँ अनुयायी हैं। आपके कुछ अनुयायी आपकी पोस्ट को पकड़ सकते हैं और जान सकते हैं कि आपको कहां रेफर करना है। वर्ड ऑफ माउथ बहुत कुछ करता है जब कंपनियां आभासी सहायकों को नियुक्त करने का निर्णय लेती हैं।
पैसे के बारे में क्या?
वर्चुअल असिस्टेंट कितना बनाते हैं यह इस बात पर निर्भर करता है कि वे किस तरह की सेवाएं प्रदान करते हैं और कंपनी या कोई व्यक्ति उन्हें कितना ऑफर कर सकता है। कई आभासी सहायक $ 20 प्रति घंटे तक कमा सकते हैं, जो काफी ठोस संख्या है। यदि आप पर्याप्त कौशल प्राप्त करते हैं, तो आपके पास कई व्यावसायिक ग्राहक हो सकते हैं जिन्हें आप प्रबंधित करते हैं, प्रत्येक के साथ आपकी आय में काफी वृद्धि होती है।
कहने की जरूरत नहीं है, अनुभव के साथ अधिक पैसा आता है। एक व्यवसाय स्वामी जो एक बड़ी कंपनी का प्रबंधन करता है, उसके पास एक आभासी सहायक को नियुक्त करने की अधिक संभावना होगी, जिसके पास बहुत अधिक अनुभव और बहुमुखी प्रतिभा है, जिसका स्वतः अर्थ है कि ऐसी कंपनी में आभासी सहायक का वेतन बड़ा होगा।
जब आप शुरू करते हैं, तो हो सकता है कि आप ज्यादा पैसा न कमाएं, लेकिन अगर यह वीए काम आपके लिए ठीक है, तो आप इसे करना जारी रख सकते हैं और बड़ी रकम कमाना शुरू कर सकते हैं। पर्याप्त समय और प्रयास के साथ, आप अपना खुद का आभासी सहायक व्यवसाय (वीए व्यवसाय) भी शुरू कर सकते हैं, काम खोजने के लिए साथी वीए को पेशेवर सहायता प्रदान करते हैं और कंपनियों को आसानी से श्रमिकों को खोजने में मदद करते हैं।
यदि आभासी सहायक बनना अभी तक नियोजित नहीं हुआ है, और आप अभी भी अपने घर के आराम से पैसा कमाना चाहते हैं, तो निष्क्रिय आय पर विचार क्यों न करें? Honeygain आपको बिना कोई काम किये कमाई करने का अवसर प्रदान करता है। डेटा प्रविष्टि और कैलेंडर प्रबंधित करना भूल जाएं। पैसा कमाना और भी आसान हो सकता है।
